河南省方隆貿(mào)易有限公司（以下簡稱：河南方隆）成立于1998年。是一家集食品代理、配送、銷售為一體的專業(yè)化公司。自創(chuàng)業(yè)十年以來，河南省方隆貿(mào)易有限公司在商海的浪潮不斷激流勇進(jìn)，連創(chuàng)佳績。先后與五谷道場面、康輝、味好美、棒棒娃、大湖等十幾家全國食品飲料行業(yè)知名廠家合作，致力于做河南市場最有實(shí)力的食品代理配送行業(yè)的品牌企業(yè)，客戶對象主要是河南省內(nèi)各大超市及批發(fā)市場。

在沒有使用金蝶軟件之前，河南方隆面臨最大的問題是庫存的問題。即每個(gè)月雖然都會盤點(diǎn)，但是每個(gè)月盤點(diǎn)后，實(shí)際倉庫的庫存和軟件里的庫存金額相差很大。造成了盤虧的金額很大，但是又不能上報(bào)，實(shí)際情況是下面的人員只能采用脫離實(shí)際的辦法上報(bào)盤點(diǎn)的數(shù)據(jù)。至于為什么會產(chǎn)生如此大的庫存金額問題呢？下面讓我們看看河南方隆的出庫業(yè)務(wù)流程吧。

公司的銷售業(yè)務(wù)流程是這樣的：業(yè)務(wù)員根據(jù)各個(gè)賣場的訂單下本公司的銷售訂單，由于人員操作電腦的水平參差不齊，只能保證中間的準(zhǔn)確率是70%，另外的則是下錯(cuò)商品型號，數(shù)量不對，或者價(jià)格不夠準(zhǔn)確等原因。銷售訂單下出后，經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核后，立即下推生成銷售出庫單，而這時(shí)商品并沒有形成出庫。真正的出庫是在配送人員根據(jù)倉庫打印好的出庫單進(jìn)行配貨，配貨人員發(fā)現(xiàn)單據(jù)上沒有庫存的立即劃掉，有些情況下可能配貨人員的失誤造成了劃掉商品的信息沒有準(zhǔn)確記錄，并沒有通知財(cái)務(wù)人員進(jìn)行出庫單的調(diào)整，造成了庫存不準(zhǔn)確。而公司領(lǐng)導(dǎo)要求下推生成的銷售出庫單必須送達(dá)各個(gè)賣場，從側(cè)面來講，公司的配送能力確實(shí)有限，不可能保證所有生成的出庫都能按時(shí)或延時(shí)送到。而最嚴(yán)重的是倉管人員不按照出庫單上的數(shù)量進(jìn)行配貨，比如這次出庫單上的數(shù)量是10件，而倉管人員則根據(jù)這個(gè)賣場的收貨情況決定只發(fā)8件，這種結(jié)果如果中間缺少交流的話，就影響了庫存的準(zhǔn)確性。而確實(shí)有些時(shí)候在倉管人員擅自作主張。公司的送貨人員送貨后呢，有時(shí)候?qū)Ψ酱舜慰赡懿⒉唤o開回單，大多數(shù)還是有回單的，等回單回來后傳遞到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)再對這種業(yè)務(wù)進(jìn)行核對，中間的準(zhǔn)確率也只有7成左右，也即是出庫時(shí)的數(shù)量和驗(yàn)單的數(shù)量中間存在三成的差異。財(cái)務(wù)人員在根據(jù)回單的情況開具增值稅專用發(fā)票，對方肯定根據(jù)發(fā)票進(jìn)行結(jié)賬。而發(fā)票又不能和公司的銷售情況完全一致，也就造成了公司的應(yīng)收賬款的不準(zhǔn)確性。綜述以上原因可見公司庫存存在的問題。

而如何解決上述問題呢？不能說沒有軟件不能解決的問題，即軟件不是萬能的，不可能解決企業(yè)所有的問題，歸根結(jié)底的是軟件是需要人去操作的，如果沒有人員去準(zhǔn)確的操作，那么軟件什么都不是。可見提高人員的素質(zhì)和操作軟件的能力是相當(dāng)重要的。首先是提高業(yè)務(wù)人員的開單水平，如果不能保證所有的訂單都準(zhǔn)確的話，不如指定具體的人員去下銷售訂單，這樣可以保證訂單的準(zhǔn)確率，一方面這些具體指定的人員對軟件都有相對熟悉的了解，也對公司的產(chǎn)品價(jià)格有一定的掌握。銷售訂單下達(dá)后，又財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審核，審核后由倉庫人員在根據(jù)配貨的情況下推生成銷售出庫單，以便保證出庫和實(shí)際的庫存相一致。有就是有，沒有再說是否可以調(diào)換商品或者其他。即嚴(yán)格地說，倉管人員見下推生成的銷售出庫單進(jìn)行配貨并發(fā)貨。這中間必須按照規(guī)定的操作流程來進(jìn)行，不能出現(xiàn)例外的情況。如果不能按照這個(gè)來進(jìn)行操作，庫存對不住的情況的概率非常之大。保證倉庫管理人員按單發(fā)貨，沒有單絕對不能發(fā)，也不賦予他們權(quán)利可以對銷售出庫單上的數(shù)量擅自進(jìn)行更改，逼不得已的話，必須向上級請示后，走一定的手續(xù)后方行。

保證驗(yàn)單回來的及時(shí)性，不能因?yàn)槿藛T的更替或者其他原因，造成驗(yàn)單實(shí)在找不回來的情況。開具發(fā)票時(shí)，要核對這個(gè)客戶的發(fā)票開到什么時(shí)間了，不能說對方要求開多少就是多少。即發(fā)票的金額必須和驗(yàn)單上的金額一致，避免以后的應(yīng)收款對不住的情況發(fā)生。一定記清這個(gè)客戶的發(fā)票開到什么時(shí)間了，中間肯定存在一個(gè)時(shí)間的范圍段。

還有一個(gè)問題是倉庫里的物料擺放的很亂，造成了盤點(diǎn)的困難，不能是一個(gè)商品出現(xiàn)好多個(gè)地方都有的現(xiàn)象，如果是的話，可能給盤點(diǎn)的人員造成了很大的困難，一個(gè)人去盤點(diǎn)時(shí)得出一個(gè)數(shù)，另外的人員盤點(diǎn)時(shí)得出另外一個(gè)數(shù)，造成了盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率值得讓人懷疑。即是倉庫的物品擺放整齊、有序，不能來貨了以后隨便擺放，最可怕的后果是對于新手來說，發(fā)貨時(shí)需要很長時(shí)間去找這個(gè)東西放在哪啦。

只要人員對這個(gè)問題給與高度的重視，以上的問題都是可以解決的。而且必須按照要求來做，不能是規(guī)定一套東西或者制度出來后，大家另起爐灶，來對付這個(gè)現(xiàn)象，這樣企業(yè)永遠(yuǎn)不能解決庫存的問題，這樣就違背了上軟件的初衷，不單不能解決問題，反而增大人員的工作量，感覺好多工作做的都是些無用功，反而適得其反，而且達(dá)不到軟件的應(yīng)用效果。那樣的話，咱們中間是瞎折騰什么呢。